【ビジネス英語のメール表現】便利な例文と注意すべき１０のこと

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英語のメールで突然お問い合わせのメールが入ってびっくりした、なんて経験はありませんか？今や海外からの問い合わせや英語でのメール対応は全ての企業に必要なものとなっています。そして、英語でのメール対応から予想外のビジネスチャンスに繋がるなんてこともあるかもしれません。

そこで今回は、ビジネス英語でのメール対応に使える表現やコツをまとめてみました。

知らないと伝わらない？日本語とは違うビジネス英語でのメールマナー

英語でのビジネスメールを書く際には、日本語を翻訳しただけじゃ伝わりません。この動画ではその違いについてわかりやすく説明されています。

ビジネス英語のメールを書く際に気をつけたい10のこと

下記に10個のコツをまとめました。どれも基本的ことですが、しっかりと守るようにしましょう。

１．最初は自己紹介をしっかり

初めてメールする相手やまだ会ったことのない人へのメールでは、必ず最初にしっかりとした自己紹介をしましょう。ただ、会話での自己紹介とは異なり、スパムメールではないこと、自分は見ず知らずの怪しい者ではないことを伝えましょう。

紹介して頂いた知人の名前を出しながら、「〜様のご紹介でメールしました」と冒頭に述べるのが基本です。名刺交換をした相手には、「〜でお会いした〜です。」と文章を始めると良いでしょう。

２．用件をまずは明確に

名乗った後には、必ずメールの用件を伝えましょう。

忙しいビジネスマンは、メールの処理も一瞬で行います。用件を最初に述べることで、ポイントがわかり、読みやすく、一瞬で判断しやすくなります。また、メールの用件を見落とされてしまう心配もなくなります。

３．相手にお願いがあるときははっきりと

メールでは、相手に返信を求めるのか、求めないのか、等を明確にし、読んだ相手が何をしなければいけないのか、をしっかり伝えることが大事です。

急ぎの用件なのか、返信は急ぎではないのか、等を

４．カジュアルさを出すときは関係性に注意

冒頭挨拶で「Hello」や「Hi」から始まるメールを受け取ることがあります。友人関係の飲み会の誘い等では問題ありませんが、ビジネス上のメールではカジュアルな表現は避けたほうが良いでしょう。

相手との関係性にもよるところが大きいですが、自信がないうちは丁寧な表現を使うことを心がけましょう。

５．ビジネス英語メールは『例文』を覚えることが最速の学習法

ビジネス英語でメールを書く際には、ほとんどの文章が例文を少し改変するだけで対応が可能です。ミーティングやプレゼンテーション、電話などの場面とは異なり、ほとんどのメールの内容は共通しています。

そして、会話やミーティングなどと違い、自分のペースで返信ができるため、調べながらしっかり書くことができます。たくさんの例文をストックしておくことで、いろいろな場面に対応できるようになります。

６．相手のメールで使えそうな表現はメモしておく

英語のメールでは、よく使うフレーズ、表現があります。なにかを依頼する表現、感謝の表現、などは特によく使いそうな表現といえます。

相手のメールにこうした使えそうな表現が含まれていたら、ならずメモしておき、自分の送るメールで使えるようにしておきましょう。

７．曖昧な表現、わからないところは尋ねる

ネイティブの人からの英語のメールでは、時折、文法や単語が難しく、理解できないことがあります。今では、そうした時にも、辞書で調べたり、Webの翻訳サービスを使ってみることはできます。

しかし、ビジネスでは、意味を取り違えていて後でトラブルになることも少なくありません。些細なことでも、意味をしっかり確認するために尋ね返すようにしましょう。

８．文字化けに注意する

海外の相手は、日本では普及していない機器を使ってメールをやり取りしているかもしれません。文字化けしないように注意しましょう。

英語のメールには、記号であっても全角文字は使わないこと、日本語ベースのフォントを使用しないこと、等に気をつけましょう。

９．添付ファイルはデータ量に注意

今の世の中では、メールを受け取った相手がメールをパソコンで読むとは限りません。出先でスマホからチェックをするかもしれません。また、海外ではインターネット環境があまり安定しない状況にあることもあります。

そうした際に、添付ファイルを開くのに時間がかかってしまうことが多々あります。データ量が大きいファイルの場合は、本文でも断りを入れ、伝えておくことが相手への小さな思いやりになります。

１０．送る前にチェックするポイントを決めておく

文章の内容があっているかどうか、読みなおすクセは日本語のメールでも大事なポイントです。しかし、英語でのメールの際には、文法やスペルチェックも合わせて行うようにしましょう。

スペルミスは些細なものでも、意味が変わって誤解を招く可能性があるだけでなく、自分の印象を大幅に損なうミスの一つです。慣れないうちは、チェックするポイントを決め、しっかりとチェックを行ってから送るようにしましょう。

ビジネス英語のメールで使える例文まとめ

ビジネス英語のメールで使える例文をカテゴリ別に20個まとめました。気になるものはメモするか保存するかしてみてください。

はじめてメールする相手への挨拶

まずは一番最初のメールでの挨拶の例文です。メールをした理由などから始めることで、相手に不信感を与えずに連絡することができます。まずは連絡した経緯、用件などを簡潔に整理して伝えましょう。

1. I am contacting to you about ~.
〜の件でご連絡させて頂きました。

2. I am writing to you following advice from~.
〜様のご助言であなたにメールさせて頂きました。

3. I was very happy to see you at ~.
〜でお会いできて大変うれしく思いました。

4. I am interested in ~ after seeing ~.
〜を〜で拝見し、興味を深く思い、メールさせて頂きました。

5. We have read your email regarding~.
〜に関してのあなたからのメールを拝読致しました。

依頼の表現

ほとんどのメールには、何かしらの依頼が含まれているのではないでしょうか？詳細情報を尋ねる、打ち合わせの日程を尋ねる、などのよく使う表現を抑えておきましょう。

6. I would like you to 〜.
〜をお願いできますでしょうか。

7. Could you tell us a little more about ~.
〜に関して、もう少し教えて頂けますでしょうか。

8. I would appreciate it if ~.
〜できましたら有り難く思います。

9. I’m sorry to trouble you, but could you ~.
お手数ですが〜して頂けますでしょうか。

10. Please let me know if we can have a meeting on~.
〜日に打ち合わせなどできますでしょうか

お断りの表現

海外からのお問い合わせには、無茶な内容やお断りせざるを得ない依頼もあるかもしれません。相手からの依頼に対し、丁寧なお断りの表現も抑えておきましょう。

11. I humbly decline ~.
申し訳ございませんが〜はお断りさせていただきます。

12. Unfortunately I have to be absent from ~.
あいにく、〜には出席できません。

13. I already have another appointment on ~.
〜には既に先約があります。

14. You don’t need to ~.
~する必要はございません

データなどのやり取りに関する表現

メール特有の表現の代表例としては、添付ファイルの送付があります。覚えてしまえば簡単な表現ですので、ここでおさらいしておきましょう。”

15. I have attached ~ to this email.
メールに〜を添付致しました。

16. I have still not received 〜.
〜はまだ受け取れておりません。

17. Could you please confirm that〜, upon receiving〜.
〜を受け取りましたら、〜を確認ください。

締めくくりの表現

メールの最後には、しっかりと締めくくりの言葉を入れ、相手にどうしてほしいのかを明確に伝えましょう。

18. please tell us if ~.
〜の際にはご連絡ください。

19. We look forward to your reply.
ご返信をお待ちしております。

20. Could you please reply by~.
~までに返信を頂けますでしょうか。

21. I look forward to seeing you in ~.
〜でお会いできることを楽しみにしております。

22. Feel free to ask me any questions.
ご質問がありましたら、お気軽にお尋ねください。

ビジネス英語メールに使える例文３つ

例文１：お問い合わせへの対応。

Mr.Kim

This is Takuya Suzuki from MaruMaru corporation.
Thank you very much for your contact.
We have read your email regarding the shipping fee from Japan to China.

We doesn’t have any previous cases to ship our products to China.
Could you tell us more detailed adress in China.

I have attached the list of the shipping fee from some transportation services to this email.
You can find the general information about the shipping fee from Japan to China.

Feel free to ask me any questions.
We look forward to your reply.

Best regards,
Takuya Suzuki

キム様

私、まるまる商事のスズキタクヤと申します。
お問い合わせ頂き、誠にありがとうございました。
日本から中国への送料へのご質問、拝読致しました。

日本から中国への発送に関して、弊社での前例はございません。
中国国内のより詳細な住所などを頂けますでしょうか。

いくつかの運送サービスの送料のリストをこのメールに添付致しました。
日本から中国へのおおよその送料に関しての情報を知れるかと思います。

ご質問がありましたらお気軽にお問い合わせください。
ご返事をお待ちしております。

スズキタクヤ

例文２：セミナーで会った人へ打ち合わせを依頼する。

Mr. Johnson

This is Kenji Yamada from Marubastu Corp.
I was very happy to see you at the JGMA Seminar yesterday.
I am interested in your new product after seeing your presentation.

I would like you to discuss on our partnership for the marketing process.
Please let me know if we can have a meeting on 23rd of March.

I look forward to see you again.

Sincerely,
Kenji Yamada

ジョンソン様

マルバツ商事のヤマダケンジともうします。
昨日のJGMAセミナーでお会いできたこと、大変嬉しく思います。
あなたのプレゼンテーションを拝見し、あなたの新製品を大変興味深く思っております。

マーケティングプロセスのための貴社とのパートナーシップに関して、是非お話させて頂ければ、と思います。
3月23日にお打ち合わせさせていただくことはできますでしょうか。

もう一度お会いできますことを楽しみにしております。

ヤマダケンジ

例文３：ミーティングの後のフォローアップメール。

Mr.Johnson

Thank you very much for your time for us yesterday.

I really appreciate your advice on our partnership.
I have attached our proposal to this email.
Please feel free to ask me any questions.