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英語での海外出張、または海外から出張でいらっしゃった方との商談など。英語での会議が必要なビジネスの場面は年々増えています。ビジネス英語で難なく会議に参加することができるようになれば、キャリアの幅も広がっていきます。
今回は、会議を乗り切るビジネス英語のフレーズ、コツをご紹介します。
まずは、英語でのビジネスミーティングを聞き取ってみよう！
ネイティブの通常スピードでの会議の様子でしたが、どれくらい聞き取れましたか？
ここで難しいと感じても、フレーズを１つ１つ覚えていくことで十分に聞き取ることができ、十分に会議の進行に着いて行くことができるようになります。
ビジネス英語で会議をするときの10個のコツ
1. ミーティングは事前準備をしっかり
ミーティング本番で慌てたり、話が止まってしまうような失態は避けたいものです。実りのある会議を成功させるには、事前に十分な準備をしておくことが大切です。会議の資料などを英語で準備しながら、会議で使用する単語などもしっかり覚えておきましょう。
2. 何を決めるかをアジェンダで事前に明確に伝える
会議においてはまず参加者全員が同じ目的を認識できているかを確認しておくことが重要です。アジェンダにして会議の目的や優先事項など認識のズレがないように準備しておきましょう。
3. わかったふりはしない！わかるまで説明してもらう
会議中に英語が聞き取れなくても、話が先に進んでしまった、外国人相手に少しためらってしまったなどの理由で聞き返せず、わからないままになってしまった経験はありませんか？会話の内容に理解のできないことが生じても、わかったふりはしないことが大切です。後々トラブルにならないためにも、わかるまで説明してもらいましょう。
4. 発言の多い人に発言を控えてもらう
決められた時間内に全員が意見を交換できるよう、時間配分を調整することも大切です。誰か一人だけが発言しているような会議にならないように、時には発言を控えてもらいましょう。
5. 思ったこと、意見はその場で言う
思ったことや意見、浮かんだアイデアなどはその場で言うようにしましょう。他人の意見に反論したり、話に割って入ることを恐れずに。英語に慌てて怖気づくことが無いようにしましょう。
6. 話の流れがずれた時にはちゃんと本題に戻そう
外国人の勢いに押されたり、英語が伝わりにくいなどの理由で会議をリードできず、話の流れがずれてしまうこともあります。しっかりと会議をリードし、本題に戻すために英語の表現を覚えておきましょう。
7. 最後はまとめや結論を出すように誘導する
何の結論が出ないまま継続検討になっては会議の目的が果たせません。会議終了までの時間を見ながら、最終的なまとめや結論が時間内で導き出せるよう誘導しましょう。
8. 結論が出たら全員で確認する
会議で出た結論は、話し合ったすべての内容を要約し、参加者全員で確認しておきましょう。後々に誤解などの無いようにしましょう。
9. 最後に今後の流れをしっかり確認しよう
会議の終了時には、参加者全員で今後の流れについてもしっかりと確認しておきましょう。今後の流れを確認するときの英語表現も抑えておきましょう。
10. 会議の後には議事録をしっかりと共有しよう
会議が終了したら、作成した議事録を必要なメンバーにしっかりと共有することが大切です。社内での連携がスムーズに行われるよう、通知漏れが無いように注意しましょう。会議にまつわる英語の表現を覚えておきましょう。
会議と議論を乗りこなすためのビジネス英語フレーズ20選
フレーズのもくじ
会議のはじめに使用するフレーズ5選
会議の最初には、今回の会議の目的や最初のトピックをしっかり明示し、方向性をしっかりと作っていきましょう。
会議の開始時に使える代表的なフレーズを覚えておきましょう。
1. The reason I asked you to come here today is ~. (本日おいでいただいた理由は～です。)
まず、会議の目的を説明し、参加者の方向性を合わせていくフレーズです。
2. Why don’t we talk about ~ ? (〜について話しませんか？)
細かなトピックに入って行く時に、トピックの提示を行うフレーズです。
3. Could you provide a concrete proposal for ~? (〜について具体的な提案をしていただくことは可能でしょうか。)
相手側に提案をするように頼んでいた場面などは、提案を促して本題に入っていきましょう。
4. I’d like to briefly express my opinion about ~ . (～について簡潔に意見を述べたいと思います)
自分自身の意見を述べる時は、何に対する意見なのかを述べてから話しましょう。こうした丁寧なフレーズを挟むことで、ミスコミュニケーション等を防ぐことができます。
5. I’d like to begin by explaining ~ . (～についての説明から始めさせて頂きます。)
自社の側が提案や説明をする場面では、こうしたフレーズから説明に入りましょう。
議論が白熱してきた際に使用したいフレーズ5選
会議中に議論が白熱すると、発言者の偏りや議論についていけないなどの状況が発生しがちです。そのような状況でもしっかりと対処するためのフレーズを覚えておきましょう。
6. Sorry, I’m a little confused. Let me check on that. (すみません、ちょっとこんがらがってしまいました。確認させてください。)
ついていけなくなった時や意見が複数出た時には、必ずすぐに確認を挟むようにしましょう。
7. Would you mind telling us some more about the matter? (もう少しお話を聞かせていただけますか。)
相手側の意見や説明に不明点などがあった際にさらに尋ねるフレーズです。
8. If you have ~ ,please feel free to speak up. (〜があればどんどん発言してください。)
意見を求めるフレーズです。重苦しい空気などで発言があまり弾まない場面では積極的に意見を求めて空気を変えていきましょう。
9. Is there any possibility that you would consider ~ as ~ ? (〜を〜としてご検討いただける可能性はありますか。)
代替案などを提示していくフレーズです。
10. Could I ask your opinion on ~? (〜についてご意見をお聞かせいただけないでしょうか。)
発言がない方へ発言を促すフレーズです。
議論をまとめていくためのフレーズ5選
11. Am I right in thinking that ~ ? (〜ということで間違いないでしょうか。)
意見をまとめるために、簡単に相手の発言を要約するフレーズです。
12. Is there anything else you can tell me about ~ ? (〜についてほかにお知らせいただけることはありませんか。)
相手の意見や説明を踏まえて、追加の情報などを尋ねる表現です。
13. For your reference, we hope that you may view ~ and give the matter kind consideration. (ご参考までに、〜をご覧いただきご検討いただければ幸いです。)
今後の参考になる資料や今回の会議での議論を踏まえて、検討事項を確認するためのフレーズです。
14. Please try to understand it will be very difficult to ~ . (～するのは難しいことをご理解ください)
議論の中で自社に厳しい条件などを理解して頂き、まとめに入るための表現です。
15. Would you summarize our agreement. just in case? (話合った事柄をまとめていただけますか、念のため。)
話をまとめ、解決した点や次回への積み残し事項などを確認するためのフレーズです。
次の会議に繋げるための終盤でのフレーズ5選
16. We will contact you once again at a later date regarding ~ . (〜につきましては後日改めてご連絡を差し上げます。)
今回の会議で積み残した事項などのうち、自社がすべきことを相手に確認するためのフレーズです。
17. Is it possible to meet with you some time soon? (近々一度お会いすることはできますか。)
今回の議論で解決しなかったことに関して、次回の会議を提案するフレーズです。
18. I will contact you as soon as ~ have been decided. (〜決まり次第連絡いたします。)
自社で解決すべき事項などを確認し、こちらから連絡することを確認するフレーズです。
19. we would like to further study ~ . (〜については引き続き検討させていただきます。)
相手の提案などに対し、すぐに返事ができず、検討を持ち帰る場合に使用するフレーズです。
20. It would be great if you could make the minute on ~ . (〜を議事録にまとめておいていただけるとうれしいです。)
議事録など今回の会議の簡単なまとめを書面でをお願いするときの表現です。
準備をして英語の会議にビビらないようになろう！
英語の会議は、フレーズを覚え、トピックを追いかけるようにすれば十分に着いて行くことが可能です。英語、外国人相手だからといって変にビビって萎縮してしまう必要はありません。
フレーズをしっかり覚えることで、英語の会議でも十分に対応ができるようになります。しっかりとフレーズを覚えておきましょう。
以上となります。この記事が参考になりましたら幸いです。
