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英語での電話がかかってきた時、しっかりと応答できる自信はありますか？留学経験があるような方でも、とっさの電話対応には戸惑ってしまうのではないでしょうか。
相手の顔の見えない電話では、ジェスチャーも使えず、コミュニケーションも難しくなっています。かつビジネスシーンだと言葉も選ばなくてはいけませんね。
ビジネス英語での電話対応で慌てないよう知っておくべきノウハウをまとめました。
ビジネス英語での電話応対。まずは動画で学ぶ。
まずはこちらの動画をご覧ください。動画だと実際の音声が聞けるのでイメージが湧きやすいかと思います。
ビジネス英語の電話対応で気をつけておくべき10つのこと
英語での電話対応だと焦ってしまう人も多いはず。頭に入れておくべき10のコツをまとめました。
１．わかったふりは絶対にしない
電話をかけてくる相手は、すぐに伝えたい用件があって電話をかけてきます。そのため、誰から、何の用件でかかってきた電話なのか、を認識しなければいけません。
わかったふりをしてしまうと、後でトラブルに繋がってしまうことがあります。わかったふりは絶対にやめましょう。
２．曖昧な返事はしない
突然の電話に慌てても、その場をやり過ごそうと曖昧な返事で切り抜けてしまうのは相手にとっても失礼です。相手が話したい自社の担当者が不在でも、その旨をはっきり伝え、相手にとってわかりやすい電話応対を心がけましょう。
３．知りません、わかりません、で終わらない。
相手から電話上で何かを尋ねられて、自分では回答できないこともあるかと思います。そうした場合にも、わかりません、だけで終わらせず、しっかりとフォローアップするようにしましょう。電話の相手が自社にとって重要になる相手である可能性があり、失礼な応対は決してできません。
“”I don’t know””だけで終わる会話では、会社の好感度も一気に下がってしまいます。
４．焦らないでしっかり聞き返す
早口な英語で話される電話上での会話は簡単ではありません。うまく聞き取れなかった際には、しっかりと再度ゆっくり言い直してもらうようにお願いしましょう。
５．簡単なフレーズは電話の横にメモしておく
電話を受けるときは、いつも突然です。急な英語に戸惑った時にもすぐに見える位置に英語の簡単なフレーズをメモしておきましょう。一度、英語のフレーズを口にだすことで、少しは平常心が取り戻せるかもしれません。
６．相手に失礼のない対応は最低限のマナー
電話先の見ず知らずの相手に失礼な表現、カジュアルな表現を使うことは避けましょう。
しかし、最も避けなければいけないことは、焦って何も言わずに電話を切ってしまったり、たらい回しにしてしまうことです。日本語では絶対にやらないことでも、焦ってしまったり、急な英語の対応で戸惑ってしまった際には注意しましょう。
７．社内に繋ぐために要点を把握しよう
日本語での電話応対と同様に、電話先の相手の名前、会社名、用件、をしっかりと把握してから社内に繋ぐようにしましょう。
間違った担当者に電話を回してしまうと、相手へ余計な時間をとらせてしまうだけでなく、トラブルの原因にもなるかもしれません。把握するべき点をしっかりと把握しましょう。
８．名前を聞く際は、スペルもしっかりチェックする
外国人からの電話でうまく聞き取れないものの一つが、名前です。アメリカ人や欧米人などの比較的馴染みのある名前だけでなく、初めて耳にするような名前を持つ様々なバックグラウンドの人からの電話もあるかもしれません。
名前を聞いた際には、スペリングをしっかり確認し、失礼のないようにしましょう。
９．どうしてもわからない場合は、メールなどでの連絡も依頼する
案件がどうしても聞き取れない時やどうしても対応ができない時には、メールなどでも重ねて連絡をもらうように依頼しましょう。
メールでは、用件のポイントが整理され、聞き取り間違いをすることもなく、しっかりとした対応をすることができます。急ぎの用件でなければ、メールなどでの連絡を依頼してみましょう。
１０．簡単な一言を添えて印象アップ
顔の見えない電話での会話では、どうしても無機質になりやすい上に、緊張などでそっけない対応になってしまいがちです。
会話の最後に、”have a nice day””などと簡単な一言を付け加えるだけでも印象は大きく変わります。慌てず、こうした一言を添えるようにしましょう。
ビジネス英語の電話対応で実際に使える例文紹介
まずは、英語で電話を受けた際に最初に使う基本的な表現の確認です。定型文なので会社の電話の近くにもメモしておくとよいかもしれませんね。
1. Hello, this is ~ Corporation. ~ speaking.
こんにちは。こちらは〜会社です。〜が承ります。
2. Thank you for calling.
お電話ありがとうございます
電話で『なにか尋ねる』ときに使えるビジネス英語
電話を受けた際には、相手の名前、用件などを確認します。基本的な確認の表現を抑えておきましょう。
3. Can I have your name?
お名前をお願い致します。
4. May I have your name again?
お名前をもう一度頂けますでしょうか。
5. Can you say it again?
もう一度、おっしゃって頂けますか？
6. Could I ask what company you are with?
御社のお名前をお伺いできますでしょうか。
7. What are you calling about?
どのようなご用件でしょうか？
8. What can I do for you?
どのようなご用件でしょうか？
9. Which section would you like?
どちらの部署に御用でしょうか
10. Who are you trying to reach?
どなたにご用でしょうか。
電話で『要件確認後』に使えるビジネス英語
電話の用件を確認した後、担当者に電話を代わるなどの対応を行います。その際の表現を覚えて、スマートにコミュニケーションをとりましょう。
11. I’ll transfer your call to the ~department.
〜部署のものに代わります。
12. Please hold on for a while.
少々お待ちください。
13. He is in a meeting right now.
彼は現在、打ち合わせ中です。
14. He is away from his desk now.
彼は現在、席を外しております。
15. He is not in our office right now.
彼は現在、外出中です。
16.I’m afraid but I’m not sure when he is back to our office today.
申し訳ございませんが、彼のオフィスへの戻り時間を存じ上げません。
17. We will call you back after he back to our office.
彼が戻りましたら、こちらからお電話させていただきます。
ピンチ！？電話中に英語が聞き取れなかったら？
口頭でのコミュニケーションで聞き取れないこともあるかと思います。慌てずに対処するために表現を抑えておきましょう。
18. Could you speak a little slower?
もう少しゆっくりお話して頂けますでしょうか。
19. I think we have a bad connection.
少し通信状況が悪いようです。
20. I will find someone who can speak in English.
英語の話せる者に代わります。
ビジネスシーンではどんな電話がかかってくるか？例文紹介
下記が海外のクライアントから電話がかかってきた場合の例文となります。ぜひ参考にしてみてください。
A: Thank you for calling. This is MaruMaru Company, Yamada speaking.
B: This is Michel Koon from ABCD Inc, Austraria. May I talk with Mr.Suzuki?
A: Please hold on for a while.
B: Thank you.
A: He is not in our office right now.
B: Well. May I know the time he will come back?
A: I’m afraid but I’m not sure when he is back to our office today.
We will call you back after he back to our office.
May I have your number for calling back?
B: I think Mr.Suzuki knows my number. Thank you very much.
A: お電話ありがとうございます。丸丸カンパニーのヤマダが承ります。
B: ABCD Inc,のマイケルと申します。スズキさんはいらっしゃいますか？
A: 少々お待ちください。
B: ありがとうございます。
A: 現在、スズキは外出しております。
B: そうですか。いつ頃お戻りになられるでしょうか？
A: 申し訳ございませんが、彼のオフィスへの戻り時間を存じ上げません。
スズキが戻り次第、折り返しでお電話させていただきます。
お電話先の番号を伺えますでしょうか。
B: スズキ様は既にご存知かと思います。ありがとうございます。
ビジネス英語の電話表現は必ずマスターしよう
海外からの電話をいつ受けることになるかはわかりません。また、口頭だけでのコミュニケーションですので、最低限の応答表現を覚えておかなければ、コミュニケーションも難しくなってしまいます。会社の窓口でもありますので、失礼な表現や失敗がないようにしましょう。
この記事が参考になりましたら幸いです。
